La Lettera di richiamo per mancanza custodia beni aziendali è un documento formale con cui il datore di lavoro segnala a un dipendente la mancata restituzione o la non corretta custodia di materiali, strumenti, dispositivi aziendali o documenti aziendali a lui affidati. Serve a mettere il lavoratore in mora, a richiedere il tempestivo adempimento dell’obbligo di riconsegna o di regolarizzazione della situazione, a documentare i tentativi di contatto e a comunicare le conseguenze disciplinari e, se del caso, le azioni civili o penali che l’azienda intende perseguire in caso di inadempimento.
Come scrivere una Lettera di richiamo per mancanza custodia beni aziendali
La redazione di una Lettera di richiamo per mancanza custodia beni aziendali richiede attenzione tecnica e precisione linguistica, perché il documento ha rilevanza sia nell’ambito della procedura disciplinare interna sia come prova in eventuali contenziosi successivi. Innanzitutto occorre predisporre l’intestazione con i dati anagrafici completi del destinatario e l’indicazione chiara della qualifica e del rapporto di lavoro; questo evita contestazioni formali sulla destinataria o destinatario della comunicazione.
È fondamentale descrivere i beni in modo inequivocabile: indicare marca, modello, numero di serie, eventuali accessori, chiavi e documenti correlati, nonché lo stato in cui sono stati consegnati e la data della consegna, ove disponibile. Quando la descrizione è dettagliata risulta più agevole per entrambe le parti verificare la corrispondenza e ridurre margini di ambiguità che potrebbero compromettere la fase successiva.
Nel corpo della lettera si devono riportare i fatti con precisione cronologica, specificando i tentativi di contatto già effettuati e le modalità utilizzate, con date e orari, inclusi eventuali messaggi, email e colloqui. La ricostruzione temporale serve a dimostrare che il datore di lavoro ha agito con diligenza e che la comunicazione è l’ultimo atto formale volto a ottenere la restituzione senza ricorrere immediatamente a misure più gravose.
La parte prescrittiva della lettera deve contenere la richiesta esplicita di restituzione o regolarizzazione, con l’indicazione di un termine preciso e congruo per l’adempimento. È opportuno indicare luogo, giorni e orari per la riconsegna, nonché i riferimenti del referente aziendale incaricato per il ritiro o la verifica dei beni. È appropriato segnalare che, in mancanza di risposta o di adempimento entro la scadenza fissata, l’azienda si riserva di applicare le misure disciplinari previste dal regolamento interno e dal contratto collettivo applicabile, fino all’attivazione delle azioni civili e penali a tutela del patrimonio aziendale.
Nella formulazione dell’avvertimento bisogna adottare un linguaggio sobrio e formale, evitando espressioni diffamatorie o giudizi gratuiti che potrebbero esporre l’azienda a contestazioni. La lettera deve inoltre ricordare, ove pertinente, le clausole del contratto di lavoro o del regolamento interno che disciplinano la custodia dei beni aziendali e le responsabilità del lavoratore, senza introdurre riferimenti inesatti o inventati.
Dal punto di vista probatorio, è consigliabile allegare alla comunicazione ogni documento utile a comprovare la consegna dei beni e le comunicazioni precedenti. Se la lettera viene inviata con raccomandata, la ricevuta deve essere conservata e annotata nel fascicolo personale del dipendente. L’invio per PEC o con altri mezzi idonei a certificare la ricezione è altresì valido se compatibile con le regole aziendali e contrattuali.
In ciascuna fase è opportuno tenere conto delle garanzie procedurali previste dalla normativa sul lavoro e dal contratto collettivo, per rispettare il principio di proporzionalità e di correttezza nei confronti del dipendente. Nel caso in cui la mancata restituzione sia imputabile a causa di forza maggiore o a evento non imputabile al lavoratore, la comunicazione dovrebbe invitare il dipendente a fornire tempestiva spiegazione documentata e a concordare modalità alternative per la restituzione o il ritiro dei beni.
Quando si prospettano possibili azioni economiche, è utile quantificare, ove possibile, i danni o le spese che l’azienda potrebbe sostenere a causa della perdita o dell’uso improprio dei beni, precisando che tali addebiti verranno valutati e comunicati separatamente nel rispetto delle procedure previste dal contratto e dalla legge. Se esiste il rischio di illecito penale, la lettera può avvisare che l’azienda si riserva di adire le vie legali, ma senza minacciare azioni in modo irresponsabile; ogni valutazione di natura penale dovrebbe essere condivisa con l’ufficio legale o un legale esterno prima dell’invio.
È altresì consigliabile inserire indicazioni sulle eventuali conseguenze disciplinari che non siano sproporzionate rispetto alla gravità dell’infrazione, in modo da non compromettere la posizione dell’azienda in eventuali procedure davanti alla direzione territoriale del lavoro o al giudice.
La forma della lettera deve essere chiara, sintetica e professionale. Il tono deve mantenersi neutro e documentale, evitando qualsiasi espressione che possa essere interpretata come intimidatoria o denigratoria. Prima dell’invio è buona pratica far revisionare il testo dall’ufficio risorse umane o dall’ufficio legale, per verificare conformità al contratto collettivo e alla normativa vigente. Infine, è importante conservare copia della comunicazione e della relativa documentazione in modo ordinato, annotando la data di invio e di eventuale ricezione, nonché gli esiti di ogni contatto successivo. Questo approccio consente all’azienda di agire con tempestività e fondatezza, tutelando al contempo i diritti del lavoratore e limitando i rischi di contenzioso.
Esempio Lettera di richiamo per mancanza custodia beni aziendali
Oggetto: Richiamo formale per mancata custodia/restituzione di beni aziendali
Gentile Sig./Sig.ra _____________,
Con la presente La informiamo che, in qualità di _____________ e avuto riguardo al rapporto di lavoro in essere presso _____________, Le sono stati affidati i seguenti beni aziendali: _____________ (specificare marca/modello/numero di serie, eventuali accessori, chiavi, documenti, ecc.).
Ad oggi tali beni risultano non restituiti/non custoditi correttamente nonostante i seguenti tentativi di contatto: _____________ (telefonate/email/incontri effettuati in data _____________). Tale condotta integra un mancato adempimento degli obblighi contrattuali e di custodia previsti dal Suo rapporto di lavoro e dal regolamento interno.
La invitiamo pertanto, con carattere di formale richiamo e prima messa in mora, a provvedere alla restituzione immediata dei beni sopra indicati o alla loro regolarizzazione entro e non oltre il giorno _____________, presso la sede aziendale sita in _____________ (o altro luogo concordato: _____________), durante il seguente orario: _____________. Per concordare l’appuntamento o segnalare impedimenti, contatti il Sig./la Sig.ra _____________ al numero _____________ o all’indirizzo email _____________.
La informiamo che, qualora non ottemperasse entro il termine indicato, l’Azienda si riserva di adottare le misure disciplinari previste (avvertimento, contestazione disciplinare, ecc.) che potranno essere annotate nel Suo fascicolo personale, nonché di intraprendere le azioni legali necessarie, ivi incluse le eventuali denunce penali per appropriazione indebita o altri reati pertinenti.
Se la restituzione non sarà possibile per motivi oggettivi, La invitiamo a comunicarlo tempestivamente per concordare modalità alternative di riconsegna o ritiro da parte dell’Azienda.
La presente viene inviata a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno e costituisce richiamo formale ai sensi delle procedure disciplinari aziendali e della normativa applicabile.
Distinti saluti,
Per l’Azienda: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________
Invio raccomandata A/R in data: _____________
Ricevuta in data (firma del dipendente o annotazione): _____________
Fac simile Lettera di richiamo per mancanza custodia beni aziendali Word
Di seguito è disponibile il fac simile della Lettera di richiamo per mancanza custodia beni aziendali in formato Word da scaricare
