La lettera di richiamo per linguaggio inadeguato è un documento formale predisposto dal datore di lavoro per contestare e sanzionare comportamenti tenuti da un dipendente consistenti nell’uso di un linguaggio offensivo, volgare o comunque non conforme alle regole di civile convivenza e alle norme aziendali. Serve a notificare al lavoratore l’addebito contestato, a richiamarlo al rispetto delle norme interne e contrattuali e a documentare il fatto ai fini dell’eventuale applicazione di successive misure disciplinari, garantendo contestualmente il diritto del dipendente a proporre controdeduzioni e a richiedere un incontro per chiarire la vicenda.
Come scrivere una lettera di richiamo per linguaggio inadeguato
La redazione di una lettera di richiamo per linguaggio inadeguato richiede attenzione alla chiarezza, alla completezza delle informazioni e al rispetto delle garanzie procedurali riconosciute dalla normativa sul lavoro e dalla giurisprudenza. Prima di tutto è fondamentale raccogliere e verificare le segnalazioni e le prove documentali o testimoniali relative all’episodio contestato: devono essere indicati con precisione data, ora, luogo e circostanze in cui è avvenuto il comportamento, e se possibile riportate testualmente, o descritte con rigore, le espressioni utilizzate. La descrizione deve essere fattuale e priva di giudizi soggettivi che possano apparire gratuiti o denigratori, in modo che la contestazione risulti basata su elementi verificabili e riproducibili.
È opportuno altresì verificare l’esistenza di precedenti contestazioni o richiami, sia di natura orale che scritta, e indicarne l’eventuale esistenza nella lettera, poiché il principio della gradualità della sanzione e della proporzionalità è rilevante nella valutazione complessiva del comportamento e nella determinazione dell’eventuale sanzione progressiva.
Il corpo della lettera deve richiamare le norme che si ritiene siano state violate. È corretto richiamare il regolamento aziendale, il contratto collettivo applicabile e, se pertinente, i principi generali del codice civile, come l’articolo 2087 in tema di obbligo di vigilanza e tutela dell’integrità dell’organizzazione del lavoro, oltre alle disposizioni del procedimento disciplinare previste dall’articolo 7 della legge 300/1970. Questi richiami non devono diventare uno strumento intimidatorio, ma servono a contestualizzare l’addebito rispetto agli obblighi contrattuali e di comportamento che il lavoratore è tenuto a rispettare.
Nel formulare il richiamo è importante indicare le conseguenze potenziali in caso di recidiva, limitandosi a elencare le tipologie di sanzioni previste dal contratto e dal regolamento aziendale senza prefigurare esiti predeterminati, lasciando spazio al procedimento e alla valutazione complessiva dei fatti.
Il tono della lettera deve essere formale e professionale; l’uso di un linguaggio chiaro e misurato contribuisce a preservare la dignità del lavoratore e a evitare contestazioni per difetto di rispetto o per contenuti diffamatori. La comunicazione deve contenere l’invito esplicito al lavoratore a formulare controdeduzioni scritte e/o a richiedere un incontro entro il termine stabilito dall’articolo 7 della legge 300/1970, specificando il numero di giorni entro cui la difesa può essere presentata.
Contemporaneamente, occorre indicare le modalità di notifica della lettera, se a mano, tramite raccomandata o altra forma prevista dal contratto, e chiedere la presa visione con firma del dipendente per certezza della ricezione. La forma e i termini della notifica possono influire sui diritti di difesa del lavoratore e quindi sulla regolarità dell’intero procedimento disciplinare.
Un aspetto spesso trascurato è la tutela della privacy e della riservatezza. Le informazioni contenute nella lettera, così come le comunicazioni e le prove raccolte, costituiscono dati personali che devono essere trattati conformemente al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e alla normativa nazionale. Occorre evitare la diffusione non necessaria dei dettagli e gestire gli atti nell’ambito di archivi aziendali appropriati, consentendo l’accesso solo al personale autorizzato.
Inoltre, qualora l’episodio coinvolga aspetti sensibili o minacce di discriminazione, è consigliabile adottare ulteriori cautele e, se necessario, attivare procedure interne di segnalazione protetta o coinvolgere le rappresentanze sindacali quando previsto dal CCNL o dal regolamento aziendale.
Sul piano contenutistico, la lettera dovrebbe iniziare con l’indicazione dell’oggetto e dei riferimenti temporali e territoriali, proseguire con l’esposizione dei fatti contestati e la loro correlazione con le norme violate, e concludere con il provvedimento adottato, che nel caso del richiamo è la contestazione formale e l’ammonizione a cessare il comportamento, unitamente all’avviso sulle possibili conseguenze disciplinari in caso di reiterazione.
È utile inserire, senza esagerare, riferimenti a documentazione allegata o a testimonianze disponibili, nonché una chiara indicazione del diritto del lavoratore a presentare le proprie controdeduzioni. La lettera dovrebbe prevedere un campo per la firma del lavoratore per presa visione e per la firma del datore di lavoro o del suo rappresentante, con l’indicazione delle date.
Esempio lettera di richiamo per linguaggio inadeguato
Oggetto: Richiamo disciplinare per linguaggio inadeguato
Con la presente, a seguito di segnalazioni e di verifica dei fatti, La informiamo che in data _______________, alle ore _______________, presso _______________, è stato rilevato il seguente comportamento a Lei addebitato: utilizzo di linguaggio offensivo/inappropriato nei confronti del Sig./Sig.ra _______________ con le seguenti parole/espressioni (se note, riportare testualmente): “_______________” (o descrizione dettagliata): _______________. Tale condotta ha causato _______________ (es. disagio, deterioramento clima lavorativo, interruzione attività).
Detto comportamento integra una violazione delle norme interne aziendali (Regolamento aziendale: _______________), del CCNL applicabile (CCNL: _______________, art.: _______________) e dell’obbligo di diligenza e correttezza previsto dalla normativa vigente (ex art. 2087 c.c.), nonché risulta incompatibile con le disposizioni del procedimento disciplinare di cui all’art. 7 della L. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori).
Per quanto sopra, con la presente Le viene formalmente contestato il comportamento sopra descritto e Le viene indirizzato il seguente richiamo scritto: La invitiamo a cessare immediatamente tali condotte e a mantenere un linguaggio e un comportamento conformi alle regole di civile convivenza e al codice di condotta aziendale, al fine di evitare il ripetersi di episodi analoghi.
La informiamo che, in caso di recidiva o di ulteriori comportamenti non conformi, l’Azienda si riserva di adottare provvedimenti disciplinari ulteriori, nei limiti previsti dal CCNL e dal Regolamento aziendale, fino ad arrivare a sanzioni più gravi quali _______________.
Si precisa che (eventuali avvertimenti orali precedenti, se presenti): _______________.
Ai sensi di quanto previsto dall’art. 7 L. 300/1970, Le viene riconosciuto il diritto di presentare per iscritto le Sue controdeduzioni e/o di richiedere un incontro con l’Azienda entro il termine di _______________ giorni dalla ricezione della presente.
Modalità di notifica della presente comunicazione: _______________.
La invitiamo a sottoscrivere la copia per presa visione e ricevuta.
Firma per presa visione e ricevuta del lavoratore: _______________ Data: _______________
Firma del datore di lavoro / legale rappresentante: _______________ Data: _______________
Fac simile Lettera di richiamo per linguaggio inadeguato Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word pronto per il download e la personalizzazione in base al caso specifico.
