La Lettera di richiamo per linguaggio scurrile è un atto formale mediante il quale il datore di lavoro rimprovera un dipendente per l’uso di espressioni volgari, offensive o ingiuriose nell’ambito lavorativo. Lo scopo è richiamare il lavoratore al rispetto delle regole di civile convivenza e delle norme disciplinari aziendali, documentare l’infrazione e avviare, se necessario, il percorso disciplinare previsto dal contratto collettivo e dal codice disciplinare aziendale, garantendo al contempo il diritto alla difesa del lavoratore.
Come scrivere una Lettera di richiamo per linguaggio scurrile
La redazione di una Lettera di richiamo per linguaggio scurrile richiede rigore, chiarezza e rispetto delle garanzie procedurali previste dalla normativa e dal contratto collettivo. È fondamentale che il testo descriva i fatti in modo oggettivo, evitando valutazioni personali o giudizi soggettivi che possano essere interpretati come aggressione o intimidazione. Occorre iniziare raccogliendo tutte le informazioni rilevanti: data, ora, luogo, persone presenti, testimoni e ogni elemento documentale disponibile, come trascrizioni di chat, email, registrazioni (se ammesse dalla normativa aziendale), referti di riunioni o segnalazioni formali.
La descrizione dei fatti deve essere precisa e circostanziata: non basta riferire genericamente che il dipendente ha utilizzato un linguaggio inappropriato, ma è opportuno indicare le esatte parole o frasi pronunciate quando possibile, o quantomeno specificare il contesto in cui si è verificata la condotta (riunione interna, telefonata con un cliente, chat aziendale, area produttiva, ecc.).
Nella Lettera di richiamo è altresì necessario richiamare le norme aziendali applicabili e il contratto collettivo di riferimento. È buona prassi citare il codice disciplinare aziendale e il relativo articolo che definisce le condotte sanzionabili, nonché il CCNL applicabile, per collegare la violazione contestata a una disposizione normativa o contrattuale specifica. Occorre inoltre indicare preliminarmente se alla contestazione è seguito un procedimento formale, con data e numero di protocollo della contestazione disciplinare, così da dimostrare la trasparenza e il rispetto della procedura; la lettera deve segnare il passaggio successivo, ossia l’atto di richiamo a seguito dell’istruttoria svolta.
Il tono della comunicazione deve essere professionale e proporzionato: la finalità è correttiva e preventiva, non punitiva in sé. Per questo motivo la lettera dovrebbe spiegare la gravità del comportamento e le ragioni per cui esso è ritenuto lesivo delle regole di corretto rapporto professionale e del decoro aziendale, senza esprimere condanne morali o eccessive esacerbazioni retoriche. È opportuno richiamare il dipendente al rispetto delle norme e indicare chiaramente quali comportamenti sono attesi in futuro, definendo tempi e modalità per un eventuale adeguamento. La lettera deve inoltre richiamare le conseguenze del mancato miglioramento, esplicitando in termini generali che la reiterazione della condotta potrà comportare provvedimenti disciplinari più gravi, fino alla sospensione o al licenziamento nei limiti e secondo le procedure previste dal codice disciplinare e dal CCNL. Queste avvertenze servono a rendere la sanzione proporzionata e a informare il lavoratore delle possibili successive misure, rispettando il principio della prevedibilità della sanzione.
Dal punto di vista procedurale è essenziale garantire il diritto di difesa del lavoratore. La lettera di richiamo deve contenere l’indicazione del diritto del lavoratore a presentare giustificazioni scritte e a essere ascoltato, richiamando espressamente l’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori, nonché le modalità e i termini per esercitare tale diritto. Gli eventuali termini devono essere ragionevoli e specificati esplicitamente (ad esempio un numero di giorni per la presentazione di osservazioni scritte e un termine per la fissazione dell’incontro con il responsabile aziendale). È opportuno indicare l’ufficio o la persona di riferimento cui inviare le osservazioni e le modalità di consegna (posta elettronica certificata, raccomandata, consegna a mano con ricevuta), tenendo conto delle prassi aziendali e della normativa sulla conservazione dei documenti.
La forma della Lettera di richiamo è formale: apporre la data e il luogo, eventuale protocollo, la firma del responsabile che irroga il provvedimento e la presenza di una sezione per la presa visione del dipendente, che non sostituisce il diritto a presentare le proprie osservazioni. È utile allegare alla lettera gli elementi probatori raccolti (contestazione disciplinare con protocollo, dichiarazioni/testimonianze, estratti chat o documenti), in modo che la comunicazione risulti completa e trasparente. Va considerato anche l’aspetto della privacy e della protezione dei dati personali: gli allegati devono essere trattati nel rispetto del regolamento europeo sulla protezione dei dati e delle politiche aziendali, limitando la diffusione delle informazioni ai soli soggetti interessati e conservando i documenti nel fascicolo personale del dipendente secondo le disposizioni vigenti.
Esempio Lettera di richiamo per linguaggio scurrile
Oggetto: Richiamo disciplinare per uso di linguaggio scurrile
Con riferimento ai fatti contestati, si comunica quanto segue.
A seguito della contestazione disciplinare inviata in data __/__/____ (Prot. n. ______________) e dell’istruttoria svolta, considerata la gravità dei fatti e la loro modalità di manifestazione, l’azienda ha ritenuto di irrogare il presente richiamo disciplinare, con la finalità di richiamare il/lla dipendente al rispetto delle norme comportamentali aziendali e prevenire il ripetersi di simili condotte.
Pertanto, si diffida il/la Sig./Sig.ra ______________ dal reiterare comportamenti analoghi e si richiede il tempestivo adeguamento del proprio atteggiamento professionale. Il mancato miglioramento del comportamento potrà comportare l’adozione di ulteriori provvedimenti disciplinari, fino alla sospensione e/o al licenziamento, nei limiti e secondo le modalità previste dal Codice disciplinare e dal CCNL applicabile.
Si precisa che il/la lavoratore/trice ha il diritto di presentare giustificazioni scritte e di essere sentito/a ai sensi dell’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e delle norme disciplinari aziendali. Entro e non oltre __ (numero) giorni dalla ricezione della presente, il/la Sig./Sig.ra potrà far pervenire eventuali osservazioni scritte all’indirizzo ______________ o richiedere un incontro con il responsabile ______________ da fissarsi entro __ (numero) giorni.
La presente lettera di richiamo verrà inserita nel fascicolo personale del dipendente e avrà efficacia fino a revoca o archiviazione, salvo successive e più gravi infrazioni.
Luogo e data: ______________, __/__/____
Firma per presa visione (non sostitutiva delle eventuali osservazioni): ______________________________
Firma del responsabile aziendale: ______________________________
Allegati:
– Contestazione disciplinare del __/__/____ (Prot. n. ______________)
– Eventuali dichiarazioni/testimonianze: ______________
Fac simile Lettera di richiamo per linguaggio scurrile Word
Di seguito puoi scaricare il fac simile in formato Word, utile per adattare e compilare il documento in base alla specifica situazione aziendale.
