La Lettera di richiamo per non avere indossato divisa aziendale è un atto formale con cui il datore di lavoro contesta al lavoratore il mancato rispetto di un obbligo previsto dal contratto di lavoro, dal regolamento aziendale o dalle norme in materia di sicurezza e igiene. Serve a documentare l’infrazione contestata, a informare il dipendente delle conseguenze disciplinari possibili e a garantirgli il diritto di difesa, rispettando le procedure previste dallo Statuto dei Lavoratori e dal CCNL applicabile.
Come scrivere una Lettera di richiamo per non avere indossato divisa aziendale
La redazione di una Lettera di richiamo per il mancato utilizzo della divisa aziendale richiede attenzione alla forma e alla sostanza per rispettare il principio del giusto procedimento disciplinare e per evitare impugnazioni di natura procedurale o sostanziale. In primo luogo è fondamentale che la comunicazione sia chiara e circostanziata: occorre descrivere in maniera precisa i fatti contestati indicando data, ora e luogo dell’accertamento, la qualifica del lavoratore, la sua matricola se presente e ogni elemento di prova a supporto dell’addebito. Questi elementi non sono opzionali perché la contestazione disciplinare fonda la propria legittimità sulla specificità degli addebiti; una descrizione generica o vaga mette a rischio la validità del provvedimento e può determinare l’annullamento dell’azione disciplinare in sede giudiziale o davanti agli organi di conciliazione.
Sul piano normativo la lettera deve richiamare le fonti rilevanti che giustificano l’obbligo di indossare la divisa, quali disposizioni contrattuali contenute nel CCNL applicabile, articoli del regolamento interno e, se pertinente, norme di legge o del codice civile che disciplinano gli obblighi di diligenza e obbedienza del lavoratore. È opportuno indicare espressamente il riferimento allo Statuto dei Lavoratori, art. 7 L. 300/1970, per evidenziare che la procedura disciplinare si svolgerà nel rispetto del diritto di difesa. Non è necessario, e anzi può risultare controproducente, inserire nei richiami normativi articoli non pertinenti o eccessivamente tecnici: la chiarezza è preferibile all’elencazione ridondante di riferimenti giuridici.
La motivazione della rilevanza dell’infrazione va costruita in modo da collegare il comportamento contestato alle concrete esigenze aziendali. Se la divisa è prevista per ragioni di immagine, igiene o sicurezza, la lettera deve esplicitare come la mancata osservanza dell’obbligo abbia inciso o potenzialmente potuto incidere su tali aspetti. Qualora la divisa includa dispositivi di protezione individuale, è importante sottolineare il rischio per l’incolumità propria e altrui, nonché la violazione di disposizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro, richiamando l’attenzione sul fatto che il rispetto delle regole è anche una misura di tutela collettiva.
Altro elemento imprescindibile è l’indicazione dei mezzi e dei termini per esercitare il diritto di difesa. La lettera deve concedere un termine congruo per la presentazione di memorie difensive o per richiedere un’audizione davanti alle risorse umane o al responsabile competente. La prassi comunemente accettata è di concedere almeno cinque giorni di calendario, ma il termine deve essere conforme al regolamento aziendale e al CCNL. È importante spiegare con chiarezza le modalità di trasmissione delle difese, specificando gli indirizzi di posta elettronica, la PEC, l’ufficio a cui consegnare eventuali documenti e ogni altra modalità prevista, nonché la possibilità di farsi assistere da un rappresentante sindacale se tale facoltà è prevista o è consuetudine aziendale.
La prospettazione degli esiti possibili deve mantenersi proporzionata e non minacciosa. La lettera dovrebbe indicare che, a seguito dell’esame delle giustificazioni, sarà adottato un provvedimento disciplinare commisurato alla gravità dell’infrazione e alla eventuale recidiva, richiamando le sanzioni previste nel CCNL e nel regolamento interno come riferimento generale, senza enunciare penalità arbitrarie o sproporzionate. È utile richiamare il principio della gradualità delle sanzioni, che impone al datore di lavoro di valutare la condotta del dipendente nel suo complesso e la sussistenza di eventuali attenuanti.
Sul piano formale la lettera deve essere redatta su carta intestata o su documento ufficiale dell’azienda, datata e firmata dal legittimato a formulare la contestazione, che può essere il responsabile diretto, il dirigente dell’area o un delegato delle risorse umane. È buona prassi prevedere nell’atto la richiesta di firma di ricevuta da parte del dipendente e, se la legge o le policy aziendali lo prescrivono, la consegna tramite raccomandata A/R o PEC per fissare la prova di ricezione. Quando si utilizzano sistemi di videosorveglianza, testimonianze o registrazioni per contestare l’infrazione, è opportuno allegare o rendere disponibili le relative evidenze nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati personali, informando il lavoratore sulle basi giuridiche del trattamento ai sensi del Regolamento UE 2016/679.
Esempio Lettera di richiamo per non avere indossato divisa aziendale
Oggetto: Richiamo disciplinare per mancato utilizzo della divisa aziendale
Data: _____________
Con la presente La informiamo che, in seguito a verifica effettuata in data ___________ alle ore ___________ presso il reparto/luogo ___________, è stato constatato che Lei, Sig./Sig.ra ___________ (matricola ___________), in forza con qualifica ___________, non ha indossato la divisa aziendale prevista dalle norme interne e contrattuali aziendali.
Fatti contestati:
- Data e ora dell’accertamento: ___________
- Luogo/ reparto: ___________
- Descrizione dettagliata dell’accaduto: ___________
Riferimenti normativi e regolamentari:
- Art. 2104 Codice Civile (obblighi di diligenza e obbedienza)
- Art. 7 Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970) – procedimento disciplinare
- CCNL di riferimento: ___________ (art./comma ___________)
- Regolamento interno aziendale: punto/articolo ___________
La mancata osservanza dell’obbligo di utilizzo della divisa incide su aspetti rilevanti quali: immagine aziendale, requisiti igienico-sanitari, sicurezza sul lavoro e conformità ai Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) previsti. Tale comportamento è pertanto valutato come violazione delle disposizioni sopra richiamate.
Ai sensi dell’art. 7 della L. 300/1970 e della normativa contrattuale vigente, Le viene concesso il termine di cinque (5) giorni di calendario dalla ricezione della presente per presentare memorie difensive e/o richiedere di essere sentito/a dall’Ufficio Risorse Umane. Le Sue osservazioni potranno essere trasmesse via:
- PEC: ___________
- Email: ___________
- Consegna a mano presso Ufficio Risorse Umane (indirizzo: ___________)
- Altro: ___________
Alla valutazione delle Sue eventuali giustificazioni seguirà l’adozione di un provvedimento disciplinare proporzionato all’infrazione accertata, che potrà andare dal richiamo scritto fino a sanzioni più gravi in caso di recidiva o di responsabilità aggravata, conformemente al CCNL e al Regolamento interno.
Si prega di apporre firma per ricevuta della presente nel riquadro sottostante e di restituire una copia all’Ufficio Risorse Umane entro il termine sopra indicato.
Luogo e data: _____________
Per ricevuta
Firma del dipendente: ___________________________
Firma del datore di lavoro / delegato: ___________________________
Nome e qualifica: _____________
Fac simile Lettera di richiamo per non avere indossato divisa aziendale Word
Qui di seguito è disponibile il fac simile della Lettera di richiamo per non avere indossato divisa aziendale in formato Word da scaricare.
