La lettera di richiamo per ritardo, o ammonimento scritto, è un provvedimento disciplinare adottato dal datore di lavoro nei confronti del dipendente che ha compiuto una violazione delle regole sul posto di lavoro, in questo caso specifico, per ritardi frequenti o significativi. Questo provvedimento deve essere sempre realizzato in forma scritta e sottoscritto dall’azienda, che ha il dovere di consegnarlo al dipendente richiamato.
L’obiettivo di questa lettera non è quello di punire il lavoratore, quanto piuttosto quello di sollecitarlo a migliorare il suo comportamento, in questo caso la sua puntualità, al fine di mantenere un ambiente di lavoro efficiente e rispettoso delle regole.
Ricordiamo che il datore di lavoro può adottare misure disciplinari solo nel rispetto delle procedure e dei limiti stabiliti dalla legge e dai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL). Tra queste misure, la lettera di richiamo è sicuramente una delle più lievi e, al contempo, una delle più economiche per l’azienda.
In caso di ulteriori violazioni da parte del dipendente, a seguito dell’ammonimento scritto, potrebbero essere applicate altre sanzioni disciplinari più severe, come per esempio la sospensione dal lavoro o addirittura il licenziamento. Tuttavia, la lettera di richiamo rappresenta sempre un primo passo importante e necessario per cercare di risolvere i problemi comportamentali sul posto di lavoro, prima di ricorrere a misure più drastiche.
Quando scrivere una Lettera di richiamo per ritardo
Una lettera di richiamo per ritardo è un documento che un datore di lavoro invia a un dipendente che ha avuto problemi di puntualità. Ci sono diverse occasioni in cui può essere necessario scrivere una tale lettera:
-Ripetuti ritardi all’orario di lavoro: Se un dipendente arriva costantemente in ritardo al lavoro, può essere necessario inviare una lettera di richiamo per sottolineare l’importanza della puntualità e le possibili conseguenze dei ritardi continui.
-Ritardi nelle consegne di progetti/lavori: Se un dipendente non riesce a rispettare le scadenze lavorative, può essere necessario inviare una lettera di richiamo per sottolineare l’importanza del rispetto delle scadenze e le possibili conseguenze del mancato rispetto delle stesse.
-Ritardi nell’invio di rapporti o documentazione: Se un dipendente ha il compito di inviare regolarmente rapporti o documentazione e non lo fa in tempo, può essere necessario inviare una lettera di richiamo.
In ogni caso, è importante che la lettera di richiamo sia chiara, professionale e rispettosa. Deve inoltre fornire dati specifici sul ritardo e suggerire possibili soluzioni per migliorare la situazione.
Come scrivere una Lettera di richiamo per ritardo
Una lettera di richiamo per ritardo dovrebbe seguire un formato standard, che include:
-Intestazione: Questa sezione dovrebbe contenere l’indirizzo e il nome del mittente (l’azienda), l’indirizzo e il nome del destinatario (il dipendente), la data e l’oggetto della lettera.
-Riferimento legale: Come suggerito, la lettera dovrebbe iniziare con un riferimento al contesto legale. Ad esempio: “Con la presente si comunica l’apertura della procedura di contestazione disciplinare, secondo quanto esposto nell’articolo 7 Legge n.300/70 del CCNL applicato e del codice disciplinare.”
-Esposizione dei fatti: Questa è la sezione in cui si descrivono i ritardi del dipendente. Ad esempio: “Si contestano i seguenti ritardi: il giorno dd/mm/yyyy alle ore hh:mm, il giorno dd/mm/yyyy alle ore hh:mm, ecc.” È importante essere specifici e dettagliati, includendo le date, le ore e la durata dei ritardi.
-Invito a presentare le difese: Dopo aver esposto i fatti, è necessario invitare il dipendente a presentare le sue difese. Ad esempio: “L’interessato è tenuto a presentare le argomentazioni a difesa in qualsiasi forma entro il termine di cinque giorni. Se il CCNL prevede un termine diverso, sarà modificato di conseguenza.”
-Conclusione: Qui si può includere una nota sulla speranza che il comportamento del dipendente migliori in futuro, insieme alla firma del responsabile delle risorse umane o del manager.
-Allegati: Se ci sono documenti correlati, come schede di presenza o registri di log-in, dovrebbero essere allegati alla lettera.
Ricordati che la lettera deve essere inviata con un metodo che fornisca una prova di ricezione, come raccomandata o consegna a mano con ricevuta di ritorno, per garantire che il dipendente la riceva e ne prenda atto.
La lettera di richiamo al lavoratore deve essere consegnata a mano e firmata dallo stesso per ricevuta. Risulta essere molto importante che la procedura di consegna sia svolta secondo le regole, in quanto in caso contrario la comunicazione potrebbe avere valore nullo. Se non è possibile consegnare la lettera direttamente nelle mani dell’interessato, è possibile inviare una copia tramite raccomandata
Fac simile Lettera di richiamo per ritardo
Oggetto: Richiamo disciplinare per ritardi
Egr. Sig./Sig.ra _____________
Con la presente le comunichiamo che in data ________ alle ore ________
è stato accertato che Lei è arrivato/a in ritardo al luogo di lavoro per la terza volta nel corso del mese corrente.
Il suo ritardo ha causato un’interruzione nel flusso di lavoro e ha messo sotto pressione i suoi colleghi, che hanno dovuto coprire le sue responsabilità durante la sua assenza. Questo comportamento non rispetta l’orario di lavoro stabilito e non rispecchia l’impegno e la professionalità richiesti dal suo ruolo.
Le ricordiamo l’obbligo di svolgere il lavoro con la dovuta diligenza prevista dal suo Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro di riferimento e la invitiamo quindi a cessare immediatamente e ad evitare il ripetersi di questa situazione. Anche in considerazione del fatto che i ritardi continui possono comportare delle sanzioni disciplinari, auspichiamo un suo tempestivo rispetto dell’orario di lavoro.
Ai sensi dell’articolo 7 della Legge 300/1970, ha diritto, entro cinque giorni dal ricevimento della presente, di inviarci scritti difensivi oppure fissare un appuntamento con l’ufficio del personale per essere sentito/a in sua difesa.
Ci auguriamo che possa risolvere questo problema nel minor tempo possibile, al fine di mantenere un ambiente di lavoro produttivo e rispettoso.
Distinti saluti,
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Luogo e data
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Firma
Conclusioni
In conclusione, una lettera di richiamo per ritardo deve essere chiara, concisa ed equilibrata. Il tono deve essere professionale, rispettoso e leggermente formale. Non dimenticate di includere tutti i dettagli necessari, come le date e i tempi specifici, e di delineare le possibili conseguenze del continuo ritardo. Tuttavia, è importante anche mantenere un certo livello di empatia e comprensione, poiché questo può essere un momento stressante per tutte le parti coinvolte. Ricordate, l’obiettivo finale non è punire, ma piuttosto incoraggiare un comportamento più responsabile in futuro. Buona scrittura!
