Negli ultimi anni, l’adozione di sistemi di videosorveglianza da parte di privati, aziende e enti pubblici ha registrato una crescita costante. Questo aumento significativo ha portato il Garante della Privacy a intervenire ripetutamente per stabilire un equilibrio tra le necessità di sicurezza, prevenzione e repressione dei reati e il rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone, in particolare per quanto riguarda la riservatezza e l’identità personale.
In questo contesto, è fondamentale che le persone (siano esse lavoratori, clienti, passanti o utenti) siano adeguatamente informate dell’esistenza di videocamere di sorveglianza nelle aree che stanno per accedere. Queste telecamere, posizionate in modo visibile, raccolgono dati personali (immagini) di chiunque entri nel loro campo visivo. La presenza di un cartello informativo, posizionato prima del limite di azione delle telecamere, ha lo scopo di avvisare le persone che, oltrepassando quel limite, le loro immagini verranno registrate.
In termini di trattamento delle immagini catturate dalle videocamere di sorveglianza, si considera che la persona interessata dia implicitamente il proprio consenso al momento in cui attraversa il limite segnalato dalla cartellonistica. Questo avviso serve a garantire che chiunque entri nell’area sorvegliata sia consapevole della registrazione in corso e delle implicazioni relative alla propria privacy.
Come scrivere l’informativa videosorveglianza dipendenti
L’informativa sulla privacy relativa ai sistemi di videosorveglianza deve fornire dettagli chiari e specifici sulle finalità per cui il sistema è stato installato. Queste finalità includono:
-Controllo di Zone Specifiche: L’uso delle videocamere può essere finalizzato al monitoraggio di aree che non possono essere efficacemente sorvegliate con metodi tradizionali. Questo aiuta a garantire la sicurezza di utenti e dipendenti e funge da deterrente contro atti illeciti.
-Tutela degli Immobili: Le telecamere possono essere utilizzate per proteggere gli immobili di proprietà o gestiti dall’ente o dall’azienda, prevenendo atti di vandalismo o danneggiamenti al patrimonio.
-Sicurezza dei Dipendenti e degli Utenti: Un altro scopo importante è garantire la sicurezza dei dipendenti e delle persone che accedono agli immobili per usufruire dei servizi offerti.
Risulta essere fondamentale sottolineare che la videosorveglianza non deve essere impiegata per monitorare a distanza l’attività lavorativa dei dipendenti. Qualora fosse necessario utilizzare la videosorveglianza per scopi diversi dalla semplice sicurezza (come previsto dall’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori), è necessario ottenere un accordo preventivo con le rappresentanze sindacali o un’autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro. Questo per assicurare che l’uso delle telecamere rispetti i diritti dei lavoratori e non violi le normative sulla privacy e sulla protezione dei dati personali.
L’informativa sulla privacy relativa ai sistemi di videosorveglianza deve essere completa e dettagliata, includendo informazioni essenziali come
-Titolare del Trattamento: Deve essere chiaramente indicato chi è il responsabile del trattamento dei dati raccolti dalle videocamere. Questo soggetto è colui che decide le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.
-Soggetti Autorizzati alla Gestione: È importante specificare chi sono le persone o le figure professionali autorizzate a gestire l’impianto di videosorveglianza. Questo include chi ha accesso alle registrazioni e chi può operare sul sistema.
-Modalità di Raccolta, Registrazione e Conservazione: L’informativa deve descrivere come vengono raccolti, registrati e conservati i dati personali (in questo caso, le immagini). Questo include dettagli su come le registrazioni vengono protette e per quanto tempo vengono conservate prima di essere eventualmente cancellate.
-Casi di Accesso Consentito ai Dati: L’informativa deve chiarire in quali circostanze è permesso accedere ai dati raccolti. Questo può includere situazioni come:
Danneggiamenti o danni al patrimonio dell’ente o dell’azienda.
Incidenti, danni o episodi illeciti che coinvolgono lavoratori o terzi nelle aree videosorvegliate.
Richieste formali da parte dell’Autorità Giudiziaria o delle Forze di Polizia.
Queste informazioni sono cruciali per garantire che il sistema di videosorveglianza sia utilizzato in modo responsabile e conforme alle normative sulla privacy e protezione dei dati personali. È fondamentale che gli interessati siano consapevoli di questi dettagli per comprendere i loro diritti e le modalità di trattamento dei loro dati personali.
Fac simile informativa videosorveglianza dipendenti
Di seguito proponiamo un esempio di informativa videosorveglianza. Se si necessità di un modello editabile, è possibile scaricare questo fac simile informativa videosorveglianza dipendenti in formato Word dal sito Documentiutili.com.
Con la presente, ai sensi di quanto previsto dall’art. 13 del GDPR, si fornisce l’informativa in ordine al trattamento dei dati personali acquisiti e trattati tramite l’impianto di videosorveglianza operativo presso l’atrio di ingresso della sede aziendale di ………………, oggetto di Accordo sindacale di secondo livello n. ……….. sottoscritto con la RSU aziendale in data ……………..
Titolare del Trattamento
Il titolare del trattamento dati è …………..
Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) è …………., contattabile all’indirizzo mail …………..
Finalità
Il trattamento di dati personali mediante il sistema di videosorveglianza avviene al fine di garantire la tutela delle risorse che vi lavorano e del patrimonio aziendale, rappresentando un utile deterrente nei confronti di eventuali eventi criminosi, escludendosi pertanto ogni possibilità di esercitare alcuna forma di controllo a distanza dei lavoratori.
La consultazione delle immagini dovrà avvenire per le sole finalità sopra indicate, rimanendo esclusa ogni forma di controllo continuativo relativo alla modalità di esecuzione della prestazione lavorativa dei dipendenti e sarà consentita unicamente a personale appositamente individuato tramite formale lettera di incarico.
Il trattamento viene effettuato per il perseguimento dell’interesse legittimo del Titolare relativo alla tutela del patrimonio e delle risorse che lavorano presso la sede di lavoro. In relazione a quanto previsto dal provvedimento dell’autorità garante in tema di videosorveglianza dell’8 aprile 2010, per il perseguimento delle finalità di tutela del patrimonio aziendale e di tutela e sicurezza delle persone non è necessario il consenso dei soggetti interessati.
Informazioni raccolte e tipologie di dati trattati L’impianto di videosorveglianza è attivo dalle ore 19,00 alle ore 8,00 del giorno successivo, 7 giorni la settimana. Il trattamento prevede esclusivamente la registrazione di immagini senza sonoro, realizzata in forma ciclica ed in modo automatico dal sistema mediante programmazione del software che consente di operare, al momento prefissato, la cancellazione automatica da ogni supporto mediante sovra-registrazione con modalità tali da rendere non utilizzabili i dati cancellati.
Il raggio di azione delle telecamere è in ogni caso orientato verso le porte di ingresso alla sede aziendale, non riprendendo i lavoratori durante l’attività lavorativa.
Le aree videosorvegliate sono segnalate con apposito cartello.
Si precisa che il conferimento dei dati è necessario in quanto strettamente strumentale all’accesso ai locali aziendali e che in mancanza, il titolare si troverà nell’impossibilità di fare accedere ai locali stessi.
Conservazione dei dati
La registrazione delle immagini viene conservata per un periodo pari a 24 ore come previsto dalla vigente normativa in materia, fatte salve l’esigenza di coprire l’arco temporale del normale periodo di riposo del fine settimana, e speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o servizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
Comunicazione dei dati
I dati raccolti per il tramite del sistema di videosorveglianza non saranno diffusi.
I dati potranno essere comunicati a terzi, contrattualmente legati al Titolare ed esclusivamente per il raggiungimento delle finalità espresse o al fine di ottemperare ad obblighi contrattuali o di legge, appartenenti alle seguenti categorie: soggetti esterni incaricati alla gestione/manutenzione/amministrazione dell’impianto di videosorveglianza, soggetti affidatari del servizio di portineria e di sorveglianza, soggetti affidatari del servizio di vigilanza, eventuali professionisti che supportano l’azienda con attività consulenziale o legale.
Inoltre le immagini possono essere fornite a forze di polizia e/o autorità giudiziaria, in caso di richiesta.
Trasferimento dei dati
Il Titolare del trattamento non trasferisce i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali.
Diritti dell’interessato
Gli interessati che ravvisano nel trattamento effettuato dei loro dati violazioni al Regolamento UE 2016/679, hanno il diritto di esercitare, nei confronti del Titolare del trattamento, i diritti di cui agli articoli 15, 16, 17, 18 e 20 del Regolamento Europeo 2016/679, oltre al diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali o di adire le opportune sedi giudiziarie (articoli 77 e 79 del Regolamento UE 2016/679).
I diritti di cui agli articoli 15, 16, 17, 18 e 20 del Regolamento UE 2016/679, potranno essere esercitati per il tramite dei seguenti indirizzi di posta elettronica:
…………..
PEC: s………………..
