In questa guida spieghiamo come organizzare una riunione di lavoro.
Che si chiami semplicemente riunione, o che si voglia definire, più elegantemente, con il termine di meeting, il concetto non cambia, un incontro tra un minimo di due persone per motivi professionali necessita di particolari accorgimenti organizzativi, e richiede una certa attenzione perché si svolga senza intoppi e si concluda in maniera soddisfacente. La necessità di organizzare una riunione può essere dovuta a motivi di diversa natura, il lancio di un nuovo prodotto, la consolidazione di una partnership commerciale, una conferenza stampa, un incontro di aggiornamento tra i dirigenti di un’azienda, una questione politica o sindacale, un momento di formazione e di confronto tra professionisti, e così via. In ogni caso, quando accade di dovere organizzare una riunione, è necessario, per prima cosa, conoscere perfettamente il motivo per cui è stata indetta.
L’orario di una riunione è legato spesso al contesto e alla ragione per cui viene organizzata. Se si tratta di un evento puramente professionale, si preferisce normalmente l’orario di lavoro, se l’occasione è informale, per esempio celebrare l’anniversario di fondazione di un’azienda, si può scegliere una serata, per avere anche l’occasione di allestire un aperitivo o una cena. Se l’incontro riguarda i collaboratori esterni, gli agenti o i consulenti, che normalmente hanno un lavoro autonomo e non sempre sono reperibili in settimana, si può optare per la giornata di sabato o di domenica. Comunque sia, è importante elaborare un programma preciso, e seguire una serie di punti definiti. Per quanto riguarda la scelta del luogo, i parametri di cui tenere conto riguardano il numero di persone che saranno presenti all’evento, e le attività previste dal programma, per esempio la proiezione di video o di slide, gli interventi di uno o più relatori, o la presentazione al pubblico di un determinato prodotto. Per una normale riunione aziendale può essere sufficiente una vasta sala con un tavolo, per un evento di grande importanza con un elevato numero di partecipanti è necessario disporre di un palco attrezzato con impianto audio e luci, per una conferenza stampa occorre fornire ai giornalisti un’ottima visuale e uno spazio abbastanza ampio. Nella scelta di una location ideale, occorre tenere conto anche della collocazione, della facilità nel raggiungerla e della disponibilità di parcheggio, organizzando, se necessario, un servizio di navetta dalla stazione.
Che si tratti di una riunione di lavoro o di un occasione speciale, è sempre preferibile avvertire gli invitati tramite mail, indicando l’ora e il luogo della riunione, provvedendo in seguito, in caso di mancata risposta, e ricontattarli via telefono per una conferma. Nella mail occorre indicare il programma della riunione, l’ora di inizio e l’ora di termine lavori, anche approssimativa, è importante che gli invitati sappiano di quanto tempo dovranno disporre, in modo da non prendere altri impegni.
Dopo avere avvisato gli invitati in merito all’ordine del giorno e ai dettagli dell’evento, e dopo avere raccolte le conferme di partecipazione, si può procedere con l’allestimento della sala, in modo da avere a disposizione tutto quanto occorre per lo svolgimento dei lavori. Se la scelta è quella di affittare una sala meeting in un centro congressi o in un hotel, in genere viene consegnata già fornita di tutti gli strumenti, proiettore, schermo, impianto audio, luci, microfoni per i relatori, connessione internet, materiale di cancelleria e acqua. L’affitto della sala di solito comprende anche le pause caffè, inoltre, nel caso, ad esempio, di un meeting tra agenti di commercio o consulenti provenienti da località diverse, è possibile usufruire di ottime convenzioni che comprendono sia le camere che lo spazio riunioni. Ovviamente, nel corso della riunione, chi ha il compito di organizzarla deve sincerarsi che tutto stia andando bene, preoccupandosi di soddisfare ogni esigenza o richiesta degli invitati, dai problemi di carattere tecnico a qualsiasi altra necessità.
Nel programma del meeting devono essere indicati prima di tutto la data, l’ora di inizio e di termine lavori e il luogo. Successivamente si illustreranno le diverse fasi della giornata, i punti da discutere, le pause e gli interventi. Se il meeting si protrae per più giorni, si passerà all’ora di ripresa dei lavori nella giornata successiva. Esistono anche template già pronti, disponibili online, per redigere un’agenda precisa e accurata, anche se la soluzione adatta è quella di elaborarne una versione personalizzata, ed eventualmente riutilizzarla nelle varie occasioni. L’agenda della riunione deve essere inviata ai partecipanti contemporaneamente all’invito, allegando ulteriori documenti che potrebbero essere utili per prepararsi all’incontro.
Al termine dei lavori, chi ha organizzato la riunione dovrà attendere che tutti i partecipanti abbiano lasciato la sala, premurandosi di salutarli di persona e di ringraziarli. Uno o due giorni dopo la chiusura dell’evento, sarà opportuno inviare una mail di ringraziamento a tutti, con un mini riassunto di quanto è stato concordato, in attesa di redigere e inviare una relazione più accurata. La mail di ringraziamento, oltre ad essere utile per ripercorrere gli obiettivi fissati e i punti chiave della riunione, costituisce anche l’occasione per dare un primo avviso di un prossimo appuntamento in programma.
