In questa guida mettiamo a disposizione alcuni consigli utili su come organizzare il lavoro in un ufficio.
Chiunque lavori in un ufficio lo sa bene, molto spesso si è costretti a seguire contemporaneamente due o anche più progetti di estrema importanza, con la relativa necessità di coordinarsi regolarmente con dirigenti e responsabili appartenenti a settori diversi e di operare con gruppi di lavoro differenti.
Si tratta di una situazione tanto comune quanto stressante e non sempre piacevole, con riunioni e scadenze pericolosamente sovrapposte e il risultato di lasciarsi prendere dall’ansia o dallo sconforto, oppure di dimenticare qualche dettaglio importante.
Prima di cedere alla paura di non rispettare i termini stabiliti, e conseguentemente disattendere le aspettative di responsabili, dirigenti e amministratori, la soluzione migliore è quella di rivedere con attenzione quali siano i progetti da realizzare e quali le relative strategie adottate, riorganizzare il tutto con efficacia ed evitare sia le perdite di tempo che i timori eccessivi.
Come Gestire Gruppi di Lavoro
Per seguire due progetti differenti con successo, l’organizzazione delle persone e la programmazione delle varie attività sono fondamentali e devono essere effettuate con la massima precisione.
Può essere molto utile utilizzare un planner dove siano specificate tutte le scadenze temporali relative ad un certo progetto, le diverse fasi necessarie per portarlo a termine e i vari ruoli assegnati ai collaboratori, in maniera tale da avere sempre una visione d’insieme del lavoro svolto, di quello ancora da svolgere e delle urgenze. Se redatto bene, aggiornato e condiviso, un planner è un ottimo strumento anche per gestire progetti complessi.
Un altro sistema semplice ed efficace è quello di realizzare una sorta di diagramma dividendo le fasi di lavoro completate con quelle ancora in lavorazione, e condividerlo con i collaboratori in modo che ognuno applichi un post it, indicando volta per volta l’avanzamento del progetto. In questo modo, è possibile non solo avere un’idea d’insieme del lavoro, ma anche permettere alle varie figure coinvolge di interagire tra di loro.
In alternativa ai planner classici o ai tabelloni si può decidere di utilizzare un’applicazione digitale dedicata, scegliendo la più adatta, per semplicità e prestazioni, in questo caso è possibile avere a disposizione uno strumento di facile accesso e consultabile in qualsiasi momento.
Mantenere il Ritmo di Lavoro
Pianificare le sessioni di lavoro e le diverse attività che costituiscono un determinato progetto è importante anche per evitare di distrarsi, di interrompersi e di passare da un lavoro all’altro senza una motivazione precisa.
La priorità deve sempre essere riservata al lavoro più urgente e alle scadenze più vicine, riservando magari un’ora, a termine giornata, per controllare anche gli altri lavori in corso, per rispondere alle mail e per gestire la comunicazione.
Risulta essere importante evitare di perdere troppo tempo nel rispondere e inviare mail, limitandosi a quelle realmente necessarie e, ovviamente, si raccomanda di non lasciarsi distrarre dai social network e da altre notifiche esterne al progetto in svolgimento.
Effettuare Verifiche
Ogni giorno è necessario riservare almeno una ventina di minuti per controllare l’andamento dei diversi progetti, verificare la presenza di attività particolarmente urgenti e pianificare il lavoro e le priorità per il giorno successivo.
Un’unica volta al giorno potrebbe sembrare poco ma è più che sufficiente, soffermarsi troppo spesso, o troppo a lungo, per fare il punto della situazione non è per niente necessario e rischia di distogliere l’attenzione da elementi più importanti.
Per non distrarsi è importante anche cercare di concentrarsi su una sola attività e non farsi coinvolgere in altre questioni di minore importanza, interrompendosi troppo spesso o prestando ascolto a interferenze esterne.
In qualsiasi progetto, anche il più semplice, la tranquillità e la concentrazione sono fondamentali e indispensabili per raggiungere senza intoppi gli obiettivi prefissati.
Non Fare Troppe Cose Insieme
Per quanto tutti esaltino il multitasking, è bene tenere sempre presente che, a livello intellettuale, gestire con successo più di una procedura non è possibile. Anzi, tentare di farlo è controproducente, comporta un maggiore rischio di errori e un’inevitabile perdita di tempo, il metodo migliore è quello di seguire singolarmente ogni attività, in modo tale da poter dedicare la massima attenzione.
Anche un sovraccarico di lavoro porta inevitabilmente ad effetti negativi, dopo avere pianificato uno o due progetti da portare a termine, è opportuno evitare di prendere altri incarichi, o almeno cercare prima di analizzare con attenzione le proprie capacità.
Accettare ogni genere di incombenze per il timore di contrariare i propri superiori è totalmente sbagliato, è importante invece fornire spiegazioni chiare riguardo all’impossibilità di portare a termine in maniera precisa e corretta numerose incombenze.
Strumenti Digitali
Come si è detto, le applicazioni digitali rappresentano un valido strumento per gestire e pianificare i progetti e i gruppi di lavoro con la massima efficacia. Utilizzando un planner digitale come unico strumento o per integrare una versione tradizionale stampata, è possibile rimanere sempre aggiornati e informati riguardo alle fasi di ogni progetto e alle rispettive scadenze, con la possibilità di interagire e comunicare anche a distanza, tramite uno smartphone o un tablet.
Le applicazioni digitali progettate per organizzare i gruppi di lavoro di un ufficio sono ideali anche per gestire i progetti da remoto, permettendo ai collaboratori di comunicare e interagire a distanza, tenendo sempre sotto controllo l’andamento dei lavori e le scadenze.
