In questa guida spieghiamo come scrivere il verbale di una riunione di lavoro e mettiamo a disposizione un fac simile da scaricare.
Il verbale di una riunione, o di qualsiasi altro evento professionale, è un documento nel quale viene riportato, con estrema precisione e di solito in ordine cronologico, tutto ciò che è stato discusso e deciso. Di solito, nelle aziende e nei contesti pubblici o privati di una certa importanza, è presente una persona addetta alla redazione e alla stesura di questo tipo di documenti, tuttavia, quando l’evento riguarda un ambiente di medie dimensioni, una piccola redazione, un’agenzia di marketing, un gruppo politico o sindacale, chiunque può essere incaricato per svolgere questo compito. Non si tratta di un lavoro difficile, richiede più che altro attenzione, precisione e chiarezza.
Durante una riunione, la persona incaricata provvede alla redazione del verbale, che al termine verrà esaminato e approvato da tutti i partecipanti. Il motivo per cui si elabora questo documento è principalmente quello di avere una prova scritta di quanto è stato discusso e deciso, per evitare che si possano verificare, anche in futuro, incomprensioni e contestazioni dovute a fraintendimenti e imprecisioni. La conseguenza è che il redattore del verbale deve essere imparziale e attento, limitandosi a riportare i vari punti della discussione, senza aggiungere commenti o modifiche personali.
La redazione del verbale si svolge principalmente durante la riunione stessa, successivamente è necessario riordinare gli appunti e riscrivere il documento con uno stile ordinato, corretto e graficamente piacevole. Si raccomanda, quando possibile, un confronto preliminare con i dirigenti o i responsabili che hanno indetto la riunione, per capire se hanno esigenze di stile e di forma particolari. Risulta essere importante anche scegliere il tipo di supporto da utilizzare per prendere appunti, in genere si tratta di un blocco note o di un computer. Se non vi fosse possibilità di scrivere, l’alternativa è realizzare una traccia audio, anche con uno smartphone.
Nel corso della riunione è necessario prestare la massima attenzione a tutto quanto viene detto, e alle modifiche apportate all’ordine del giorno. Risulta essere opportuno chiedere ai partecipanti di firmare un foglio presenze, indicando, oltre ai dati personali, l’ora di ingresso e di uscita, e, qualora siano stati invitati ad intervenire, di rilasciare una copia delle loro relazioni. Se durante la riunione sono previsti eventi correlati è necessario riportare sul verbale l’ora di inizio e di termine.
Nel verbale devono essere riportanti inizialmente i dati relativi al luogo, alla data e all’ora dell’evento, l’elenco dei partecipanti presenti di persona o per delega, i nominativi di dirigenti, organizzatori e altre persone che rivestano un ruolo particolare, i dati della società che ha indetto la riunione, l’ordine del giorno e le successive variazioni, il programma degli eventi aggiuntivi e degli interventi dei partecipanti.
Durante una riunione vengono discussi dei punti e prese alcune decisioni tramite presentazione di mozioni e successiva votazione. Ognuna di queste attività deve essere riportata scrupolosamente a verbale. le proposte presentate dai partecipanti, le contestazioni, le decisioni e le risoluzioni, le mozioni accettate e respinte, le mansioni assegnate ai partecipanti con relative date di consegna, gli argomenti discussi, le questioni irrisolte e una sorta di bozza provvisoria per l’organizzazione del prossimo incontro.
La scelta dello stile nella redazione di un verbale è molto importante, visto che è necessario evitare un eccesso di formalità e uno linguaggio troppo burocratico, senza però lasciarsi andare alle licenze poetiche. Un verbale redatto bene deve essere comprensibile, evitare i giri di parole, limitare le espressioni tecniche e non fare uso di neologismi e termini stranieri. Risulta essere importanze prestare la massima attenzione agli errori di grammatica, di sintassi e di digitazione, presentare un documento poco preciso dal punto di vista grammaticale, soprattutto in un ambiente di lavoro, potrebbe comportare una valutazione negativa. Naturalmente, la precisione è essenziale, il documento deve essere impaginato in modo da offrire una lettura facile, dividendo il testo in paragrafi, utilizzando una font elegante ma essenziale e numerando ogni pagina. Risulta essere importante tenere conto che un verbale non è un testo creativo, la forma deve essere corretta, semplice e lineare e con i verbi in un unico tempo.
Dopo avere riletto il testo con la massima attenzione, apportando correzioni e modifiche, si può procedere alla stampa, preferibilmente da un solo lato. Generalmente, il verbale viene consegnato a tutti i presenti alla riunione, che provvederanno a rileggerlo e talvolta a chiedere ulteriori revisioni. La lettura e l’approvazione finale sono legate alle esigenze organizzative, talvolta vengono effettuate subito dopo la chiusura dei lavori, o nel corso di un successivo incontro, in questo caso può essere più comodo inviare il verbale ai partecipanti tramite mail. Dopo la verifica finale, è necessario apporre la frase Letto, approvato e sottoscritto in fondo all’originale, e se possibile chiedere ai partecipanti alla riunione di firmarlo.
Risulta essere possibile utilizzare un modello preimpostato di verbale, reperibile online, anche se il consiglio è quello di personalizzarlo, e di creare eventualmente un modello proprio, da riprendere ogni volta in cui si presenta l’occasione.
Fac Simile Verbale di Riunione
